Iedere vereniging is verplicht binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar een Algemene Ledenergadering (ALV) te houden. Dankzij een spoedwet mag dat tijdelijk ook online. Wel gelden er voorwaarden:
- leden kunnen tot 72 uur voor de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen stellen
- deze vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord
- de antwoorden worden toegankelijk gemaakt voor leden.
We merken dat er veel vragen zijn rondom de praktische kant van zo’n online ALV en geven graag wat tips door:
- Zorg dat deelnemers zich van tevoren aanmelden voor de ALV. Nodig hen uit om vragen vooraf per mail in te dienen (met sluitingstermijn).
- Stuur de inschrijvers voor de ALV een korte handleiding. Denk aan een variant voor Apple-gebruikers.
- Neem alle spelregels op in de handleiding; zoals de procedure om te stemmen en eerst aankondigen in de chat dat je iets te vragen of te melden hebt.
- Verstuur 1 week van tevoren alle documenten die voor de ALV noodzakelijk zijn.
- Maak een presentatie om tijdens de vergadering te gebruiken.
- Schrijf je script volledig uit. Dit zorgt voor een efficiënte vergadering.
- Verdeel de taken voor tijdens de vergadering, bijvoorbeeld: voorzitter doet het woord, secretaris bedient de chat, OBM Veenendaal verzorgd alle Audio- & Videotechniek.
- Houd een generale repetitie en neem hier de tijd voor.
- Meld vooraf dat er een opname gemaakt wordt en wat je daarmee doet (privacywetgeving).
- Sluit de vergadering af met een bedankje en vraag eventueel iedereen de microfoon aan te zetten voor een gezellige afsluitende kakofonie. Dit zorgt voor verbondenheid.
Om voor het bestuur de rust te bewaren, en ook een functionele en professioneel uitziende online vergadering te krijgen wordt OBM regelmatig gevraagd de techniek te verzorgen. Uiteraard gekoppeld aan uw eigen vergaderplatform naar keus (MS Teams, Zoom, Google Meet etc.)
Heeft u online legal voting nodig? Ook dat verzorgen we graag samen met onze partners.
We helpen u graag, dus bel of mail ons gerust om samen na te denken wat de beste invulling is voor ondersteuning van uw online (en uiteraard ook uw offline) ALV.